Il documento informatico nella PA

Lo scorso 12 gennaio 2015 è iniziato il countdown per la rivoluzione digitale nella Pubblica Amministrazione italiana: è stato infatti pubblicato in Gazzetta Ufficiale il DPCM con le “Regole tecniche in materia di formazione, copia, duplicazione. riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni”.

Le Pubbliche Amministrazioni hanno ora 18 mesi per rispettare la normativa già emanata (Codice dell’Amministrazione Digitale) che rende operativo il documento informatico come unico supporto per l’attività amministrativa.
Traduzione: il prossimo 11 luglio 2016 sparirà la carta negli uffici pubblici per tutti i procedimenti amministrativi.

Per comprendere la portata di questa rivoluzione basta rileggere qualche articolo del CAD, diventato cogente con le regole tecniche entrate in vigore ad inizio 2015:

  • art. 20 c.4 del CAD “misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l’integrità, la disponibilità la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico“
  • art.23 ter del CAD “… regole tecniche in materia di formazione e conservazione del documento informatico…“
  • l’art.40 del CAD “Le PA formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici…
  • l’art. 41 comma 2 bis del CAD “ll fascicolo informatico é realizzato garantendo la possibilità di essere consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento

Finalmente il documento digitale non è più una semplice “copia” di un foglio di carta in formato elettronico prodotto da un insieme di programmi software acquistati negli anni da singoli uffici, applicazioni spesso incapaci di condividere basi dati e flussi informativi anche all’interno del medesimo ente.

Per garantire un ciclo di vita completo del documento informatico come definito dalle norme di legge non basta acquistare un nuovo software, ma è necessaria una preventiva opera di riprogettazione dei processi interni degli uffici dei nostri comuni, delle regioni, dei ministeri. Una riprogettazione organizzativa necessaria per disegnare il nuovo sistema informativo basato su requisiti fondamentali come il riuso dei dati e dei processi senza duplicazione, l’integrazione delle basi dati, la trasmissione di informazioni direttamente in digitale dall’esterno all’interno della pubblica amministrazione (verso cittadini, imprese, associazioni, enti) e tra amministrazioni dello Stato, la pubblicazione in OpenData di informazioni utili per generare valore economico e sociale, pubblicare informazioni per garantire trasparenza e ricostruire un rapporto di fiducia con i cittadini.

La pubblica amministrazione è evidentemente chiamata a una azione di rinnovamento profondo della macchina burocratica con obiettivi importanti di qualità nei servizi ai cittadini e riduzione dei costi della macchina pubblica. Una operazione di questa portata non può essere compiuta solo sostituendo computer e software: è fondamentale coinvolgere e rendere protagonisti i dipendenti pubblici a tutti i livelli, con un piano di alfabetizzazione digitale e di costruzione di nuove competenze per permettere alla macchina pubblica di accettare e vincere la sfida della rivoluzione digitale.

Le parole del TAR di Trento (sentenza n. 367/2014) ben rappresentano come la rivoluzione sia già iniziata e quali responsabilità siamo già in carico ai dipendenti pubblici nei confronti dei cittadini che si relazionano in digitale con gli enti:

“(…) Orbene, osserva il collegio come l’informatica costituisca sicuramente, per la Pubblica Amministrazione, uno strumento ormai per doveroso e imprescindibile, puntualmente disciplinato dall’ordinamento (d.lgs. 7 marzo 2005, n.82 e relative norme attuative) al fine di raggiungere crescenti obiettivi di efficienza e efficacia dell’azione amministrativa. Sarebbe nondimeno gravemente errato vedere nel procedimento informatico una sorta di amministrazione parallela, che opera in piena indipendenza dai mezzi e dagli uomini, e che i dipendenti si devono limitare a osservare con passiva rassegnazione (se non con il sollievo che può derivare dal discarico di responsabilità e decisioni): le risposte del sistema informatico sono invece oggettivamente imputabili all’Amministrazione, come plesso e dunque alle persone che ne hanno la responsabilità. Cosi, se lo strumento informatico determina situazioni anomale, vi é anzitutto una responsabilità, almeno omissiva, del dipendente che, tempestivamente informato, non si é adoperato per svolgere, secondo i principi di legalità e imparzialità, tutte quelle attività che, in concreto, possano soddisfare le legittime pretese dell’istante, nel rispetto, comunque recessivo, delle procedure informatiche.”

Carlo Reggiani – Ingegnere elettronico

Lo scorso 12 gennaio 2015 è iniziato il countdown per la rivoluzione digitale nella Pubblica Amministrazione italiana: è stato infatti pubblicato in Gazzetta Ufficiale il DPCM con le “Regole tecniche in materia di formazione, copia, duplicazione. riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni”. Le Pubbliche Amministrazioni hanno ora 18 mesi per rispettare la normativa già emanata (Codice dell’Amministrazione Digitale) che rende operativo il documento informatico come unico supporto per l’attività amministrativa. Traduzione: il prossimo 11 luglio 2016 sparirà la carta negli uffici pubblici per tutti i procedimenti amministrativi. Per comprendere la portata di questa rivoluzione basta rileggere qualche articolo del CAD, diventato cogente con le regole tecniche entrate in vigore ad inizio 2015: art. 20 c.4 del CAD “misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l’integrità, la disponibilità la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico“ art.23 ter del CAD “… regole tecniche in materia di formazione e conservazione del documento informatico…“ l’art.40 del CAD “Le PA formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici…“ l’art. 41 comma 2 bis del CAD “ll fascicolo informatico é realizzato garantendo la possibilità di essere consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento“ Finalmente il documento digitale non è più una semplice “copia” di un foglio di carta in formato elettronico prodotto da un insieme di programmi software acquistati negli anni da singoli uffici, applicazioni spesso incapaci di condividere basi dati e flussi informativi anche all’interno del medesimo ente. Per garantire un ciclo di vita completo del documento informatico come definito dalle norme di legge non basta acquistare un nuovo software, ma è necessaria una preventiva opera di riprogettazione dei processi interni degli uffici dei nostri comuni, delle regioni, dei ministeri. Una riprogettazione organizzativa necessaria per disegnare il nuovo sistema informativo basato su requisiti fondamentali come il riuso dei dati e dei processi senza duplicazione, l’integrazione delle basi dati, la trasmissione di informazioni direttamente in digitale dall’esterno all’interno della pubblica amministrazione (verso cittadini, imprese, associazioni, enti) e tra amministrazioni dello Stato, la pubblicazione in OpenData di informazioni utili per generare valore economico e sociale, pubblicare informazioni per garantire trasparenza e ricostruire un rapporto di fiducia con i cittadini. La pubblica amministrazione è evidentemente chiamata a una azione di rinnovamento profondo della macchina burocratica con obiettivi importanti di qualità nei servizi ai cittadini e riduzione dei costi della macchina pubblica. Una operazione di questa portata non può essere compiuta solo sostituendo computer e software: è fondamentale coinvolgere e rendere protagonisti i dipendenti pubblici a tutti i livelli, con un piano di alfabetizzazione digitale e di costruzione di nuove competenze per permettere alla macchina pubblica di accettare e vincere la sfida della rivoluzione digitale. Le parole del TAR di Trento (sentenza n. 367/2014) ben rappresentano come la rivoluzione sia già iniziata e quali responsabilità siamo già in carico ai dipendenti pubblici nei confronti dei cittadini che si relazionano in digitale con gli enti: “(...) Orbene, osserva il collegio come l’informatica…

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About Carlo Reggiani

Ingegnere elettronico. Lavora azienda privata nel settore IT e si occupa di System Integration, architetture Cloud, Application Lifecycle Management, organizzazione e coordinamento di gruppi di progetto con metodologie Agile, Social Enterprise.
Autore: Carlo Reggiani
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